次月の会議の議題が確定できないと錯覚している人がいるが、それは間違いである。
次月どころか、年間の重要な議題は、年頭に設定できる。
今月と言っても月初になる実質は、前月だけど。
先ず、七月は、経理は決算見通しを立って、決算に対する、方針と考え方、問題っ点を挙げる。添付資料は、月次試算表とキャッシュフロー計算書、資金計画書、或いは、資金繰り表。決算見通しと、問題点、報告書（予測と方針、金融政策、考え方、問題点）。
営業は、市況と、売上見通し、問題点と対策。添付資料は、営業実績、増減。業務は、仕入れ動向と対策。添付資料は、CPと為替予測。仕入れ方針。人事は、賞与と経費、勤怠報告。八月は、決算見通しと、決算対策案。人事異動の方針。来期キャンペーンの概要。当期営業の見通しと総括。
九月は、決算（案）営業は、キャンぺー月に当たり。人事は異動月に当たる。
十月は、決算書報告と来期方針という具合。
議題が確定してないと、作業計画はできないし、分担もできない。
大体、決算月、賞与月、異動月、営業キャンペーンは年次計画に組み込まれるからスケジュールは特定できる。
販売店政策は、店会の理事会をベースにすれば大枠は念頭に決められる。それがないと予算は組めない。
ワンステージ三か月だから。三か月を基本に日程を組めば、主要会議の重要議題は特定できる。
決算対策は、結果出てから立てても意味がない。
決算予測に基づいて立てるもので、それも期日が決められている。だから、事前やるべき事が特定されてないと手が打てない。
これは納税も同じ。
結果として書類を作成するのではなく。
予め、作成する書類を設定しておいて、その書類を作成する作業を洗い出すことで、実質な作業を組み立てる。
例えば、予め予算書のフォーマットを決めておいて、その予算書を作成する作業を洗い出し、組み立てることによって予算の作成計画を見える化する。
納税申告書の作成作業を組み立てることで納税の作業を計画する。
納税申告書の作成作業の仕様書を作成する手続きを要件定義とし、納税申告書を作成するのに必要な項目、使用を設定するのが要求定義で、要件定義と要求定義を同一なものとすることもあるが、基本的にクライアントが作成するものを要求定義とし、ベンダーサイドが作成するのが要件定義で、要件定義の意味は外延的で、事実的事象の依って作業を定義する事からくる。
要求定義を同一なものとすることもあるが。基本的にクライアントが作成するものを要求定義とし、べんだーさいどがさく制するのが要件定義で、要件定義の意味は外延的で、事実的事象の依って作業を定義する事からくる。
人事考課を例のとると、賞与日を起点、逆算すると、ほぼ年間のスケジュールが立てられる。
何故ならば、次の考課の起点に賞与支給日は形成されているから。
賞与支給日までに、考課方針、考課基準、考課票が確定していなければならない。
つまりこの時点で、添付資料の書式として、考課方針書、考課基準書、考課票ができていなければならない。
また、集計表の書式も確定できる。
また、考課審議招集書、考課訓練審議化計画書、考課審議会議事録、稟議書、考課訓練計画書、考課方針審議会計画書の書式は準備できこれらをベースにすると、ほぼ一年計画が立てられる。
また、考課者の体系図、考課者のスタッフの組織図の書式も確定できる。
これらの資料を基に作業を洗い出し、日程表を作成する。
基本的考課の実施は半期に渡り、人事異動を挟むことが予想されるので、人事異動に該当する者がいたら、引き継ぎ手続きも予定しておく。
故に、賞与支給日の前後にあたる、経営会議、役員会議の議題も特定できる。
考課実施期間を半期として、その前後に準備期間と、後処理期間を想定する。
一年計画になる。
ただ、考課は並行して続けられるため、定型業務化することができるので、省略化する事は可能。
考課者訓練計画書を作成するための作業を洗い出すと考課者訓練必要な作業と作業員、工数、資料、手続き、書類、用意する物を確定できる。
ただ、計画を立てるとすると掴み処がなく、作業に着手できないので、考課社訓練計画書つくるという事で考課者訓練に実質的に着手する。
これは、スケジュールにも言える。スケジュールそのものは目に見えないから、スケジュール表の作成と置き換える。
スケジュール表なら、関係者と共有することができる。
なぜなら、スケジュール表は物だからである。
例えば、考課方針書には、考課方針をどのように作成するかの作業が隠されている。
その作業を一つひとつ項目を上げて作業を洗い出していくのである。
例えば、目的、方針という項目を上げたら、どの様に、誰が目的を決めるのか。
例えば、担当責任者がたたき台、素案を作り、それを、スタッフに意見を聞いてトップが決めるとか。
トップの話を担当が声るし、上申する形にしてトップが決める。
担当が、マネジャーの意見を聞いて素案を作り、その上でトップの承認を得て決める。等など。
この様な方針、考え方にそってやることを決め、役割を分担し、実行していく。
次に日時、場所、出席者、責任者、事務方、必要書類、必要手続き灘と言った詳細作業を、割り出し、役割を決めて実施ていく。
要件定義というのは。例えば、目的を定義するのに、目的とは何ぞやみたいな定義の仕方を概念的、観念的、辞書的、名目的定義というのに対して要件定義は、六月十日に○○、〇△、△△、✕✕が打ち合わせた事を✕✕が整理し文章にしたことを〇△が確認して〇〇の承認を得たものというように、即物的実体的な定義を言う。
定義というと難しく聞こえるけれど、営業は、日常的に立っている。
例えば、次の訪問日はいつで，相手は誰か。それまでにやっておく事、用意する事は何かで。
この辺、きちんと整理しておかないと、穴が開く。
だから、用件をきちんと文章で整理しておくこと。
これが要件定義要は作業仕様を確定するのが目的。
だから、なるべく具体的に詳細まで詰めておく必要がある。
要件定義は慣れれば何でもないけど、慣れないと難しいよね。
作業の洗い出しがね、漏れんく、抜けなく、重複なく、総てというのが。
慣れるまでは、ざっくりとやって現場合わせするしかないかな。
この様に現実の事象によって定義する事をと要件定義とする。