仕事は、仕組なので、皆が協力をしてやる。
その為には最初に組織と作業を組みたっておく必要がある。
最初に、仕事や集団をバラバラに分解し、働くや順番にそって再構築をする。
組織的な仕事というのは、車を組み立てるところから始めるような事。
いきなり、エンジンをかけるのではなく。
エンジンだけが動いてもエンジンの動きが末端の車輪に伝わらなければ、車は動かない。
エンジンばかり空ぶかしいて熱くなっているようなものでかえって危険な状態に落ちる。
エンジンも、車輪も、単体で動いているわけではなく連動している。
車軸には車軸の働きがあり、クラッチにはクラッチの働きがある。
それらが連動して動くギアが一つでもかまなくなれば車は動かなくなる。
ハンドルの動きが正確に車輪に伝わるよう車を組み立てるような事から仕事は始まる。
組織的に仕事をするということの意味を考える。
一つ、組織的な仕事は全体と部分がある。（組織にも、仕事にも）
一つ、組織的に仕事をするというのは、複数の人が協力して一つの仕事を成し遂げる（結果）を出すということ。一人ではできない。
一つ、分業する。
一つ、並行作業がある。
一つ、全員に役割があり、割り当てられた仕事を実現する責任があり。
責任を果たすために、権限が与えられている。
一つ、開始点と終了点が一点に集約する必要がある。一点から始まり、一点で終わる。
一つ、すべての人は関連付けられている。
一つ、すべての作業は関連付けられている。
一つ、すべての作業には、順序がある。
一つ、始点と終点以外の作業には、前後の作業がある。
一つ、仕事には流れがあり、作業には順序があり、プロセスがある。
一つ、すべての作業は、人と結びつけられなければならない。担当がいる。
一つ、すべての作業は、時間と結びつけなければならない。期日がある。
一つ、すべての作業にはコスト、費用がかかる。
以上の事を念頭に置いて仕事組み立っていく。
仕事というのは、もつれた糸を解き解すような事。
先ず糸口を探すこと。
上手く糸口が見つかればいいけど、そう簡単にはいかない。
だから、打合せや会議が終わった時にしっかりと糸口をつかんでおく。
糸が絡まらないうちに指示を通しておく。
部分に囚われると全体を見失う。
全体ばかり見ていると糸口が見つからなくなる。
開始イベントだけは決めておく。そうしないと掴みどころがなくなる。
会議や文書、手続きを馬鹿にしてはならない。
馬鹿にするから、本来の働きがわからなくなり、内容がなくなって、形骸化するのだ。
個々の会議や文書、手続きの機能、働きを正しく知る事である。
総ての会議や打合せ、文書、手続き、儀式には、意味があり働きがある。
意味や働きがあるはずだといった方が正確かもしれない。
時間の経過で、本来の意味や目的、働きが失われ、形骸化している会議や打合せ、文書、手続き、儀式があるからで。形骸化してしまった会議、打合せ、文書、手続き、儀式は百害あって一利なしである。
また、目的もなく惰性で会議や打合せ、文書、手続き、儀式をやっている場合がある。
他の会社でやっているからとか、去年もやっていたから、指示されたからといった主体性のない動機で開された会議や打合せは、魂がない。
組織の病気の病巣になる。
本来、意味のない会議や打合せ、文書、手続き、儀式はあってはならない。
会議には公式な打ち合わせ、会議と、非公式な打ち合わせ、会議がある。
公式、非公式の意味と、目的、働きを正しくし理解し、使い分けることが肝要である。
公式なのは公式に意思決定をし、指示を伝達、通知、また公式に報告や提案を受け付ける故に発言や決定事項に拘束を受ける。そこで、決定され、指示された事、通知された事は、指示された事に沿って速やかに関係部署に伝えられなければならい、また、報告が義務付けられる。
当然、記録も残されなければならない。
非公式な会議は、公式の会議ほどの拘束は受けない。
相談や検討、連絡、事前協議、調整、詳細の詰めなどの公式の会議が成り立つよう補足的な役割を果たす。
非公式に打ち合わせて、公式の会議で決める。
会議が終了、あるいは、指示された直後に、とりあえず、主管部署が中心になて、最初の打合せの日程を関係者と協議して決める。会議が散開すると改めて、関係者を集めるのが難しくなるので、散開する前に、日にちと時間、出席者ぐらいは特定して、指示しておく必要がある。出だしをセットせず、外すと。着手するタイミングを失う。結局、一人仕事になる。
打ち合わせの日を決めたら、その日に何をするか、その日までに何をするかを打ち合わせる。
打ち合わせの日を決めたそれで終わりではなく。
仕事が始まると思え。
次の打ち合わせまでに何をやってくるのかが問題なのだ。
打合せには入り口の打合せと出口の打合せがある。
打合せは一つの目安である。
打ち合わせを開くことが目的なのではなく。
仕事をするために打ち合わせをするのである。
この点を勘違いしない事だ。
打合せの日を決めたら、終わりじゃないぞ、終わりでなく、仕事の始まりだから次の打ち合わせまでに何をしたらいいか、詰めておけよと。
当たり前に打合せの為、打ち合わせがなければ。
打合せは、仕事をするための手段であって目的ではない。
打ち合わせや会議では、組織や仕事上の位置づけ、働き、関係が重要なので。
打合せを決める為の要件は、基本的にインプットとアウトプットをどうするか。
前後の作業、打合せとの関係、役割の確認。(経過・位置づけ)
どこに結果をつなげていくか。(接続)
主管と出席者。(中心軸、関係部署)
目的と経過報告。(制御、内部処理、進捗調整)
会議、打合せは、コントローラーみたいなもので、組織を制御する働きをしている。
また、モニター、計器盤でもある。
会議や打合せというのは、情報や作業の集合点、接合点、分岐点、中継点に位置しているから、情報や作業の、開始、集約、訂正、方針や分担等の決定、中断、更新、引継ぎ・中継、合流、進捗状態に調整、作業や組織の組み換えなどの働きがある。
会議打ち合わせに関係のない者は加えない、情報の漏洩や会議の破壊者になり、また、余計な仕事の発生原因となるから。
つまり、会議の打合せの出席者は何らかの仕事を担っているか、部門の代表だと思ていい。
だから、聞きたいことが分からなくなったら。出席者の後ろを見ろと教えられた。
つまり、相手が何を担っているかを見ろと。
指示命令系統は、配線、回線、回路みたいなもので、打合せ、会議は調整器、整流器、調整弁、チュナー、CPUみたいなもの。
どんな高性能のチュナーやスピーカーを揃えても、配線、結線してなければ、音は出ない。
打合せや手続きをおろそかにするのは、チュナーやスピーカーを買いそろえていてながら結線していないような事だ。
打合せの日が決まったら、速やかに部内の打合せを開き、報告、指示しなければ始まらない。
自分が所属する部門に戻ったら、速やかに、責任者に方向の上、関係者を集めて協議を開始する。
基本は部員全員に仕事の概要(主旨、目的、方針、要件等)を報告・説明した上、役割分担を決めて、作業を洗い出し、日程スケジュールに落とす。
気を付けなければならないのは開始段階の作業に絞り、最終段階、結論や結果に対する議論を持ち込まないようにする。家を建てる前に家具やカーテンの話をしても意味がないし、時間の無駄となる。
仕事は、打合せに始まり打ち合わせで終わるといっていい。
その間に、会議や儀式といったイベントをさしはさむ。
組織はシステムであり、工程は一種のプロゴラムだと考えていい。
仕事は、組織というシステムによって、工程というプログラムによって動いていると思う事だ。
打ち合わせで作業を決めて組織に割る振る、それを正式な会議のよってオーソライズし、正式に、一斉にスタートする。
正式に、一斉にというのが肝心、この事が意味するのは、仕事には並行作業があるという点と、仕事は独りではできない。仕事の統一性、統制を維持するためには、開始打合せ、会議は、一点から始める。これが大切な要点。
終点も一点に集約しないとけじめがつかない。
一番いやな形は、だらだらと始まり、いつ終わったのかわからない仕事。
始まりもなく終わりのない仕事は仕事とは言えない。
始まりも曖昧なら、終わりもあいまいだと責任の所在が明らかにできない。
統一性も一貫性もない仕事や組織。
段取りができたら方針を決める。
方針を定める。
とりあえず、方針を決める。
たとえば、何らかのイベントや投資の提案があってその開催の是非を検討するなった場合の方針とは、開催をしないとしたら、検討もできない。何も検討もしないまま、実質的に否決される。
じゃあやるのかやらないのかハッキリしなければ、何を検討していいかも、どこから手を付けていいのかも定まらない。
かといってやると決めることもできない。
それで、とりあえずやると方針で定める。
方針として決めれば、修正も、中止することもできる。
このように方針を決めるのは、難しくない。方針だから。方針というのは方向性だから。
方針というのは基本的に作業方針を意味し。
方針が定まれば、全員が一斉に作業に着手できる状態、スタンバイ状態になる。
守備側の全員が配置につき、打者が打席に立つ。
後は、命令、号令一下、一斉に作業に着手する。
これで初めて、仕事がスタートを切れる。
運転席、操縦席ですべての操作、操縦、制御ができるようにしておかないと、組織は運転、制御できない。
速度計があり、アクセルがあり、ブレーキがあり、クラッチがある、ハンドルがあるから、総ての操作が運転席でできるので、そのような仕組みになっていないと、自分の手で車輪を止めなければならなくなる。
キーを回せば、エンジンが始動する仕組みになっているから、車を運転できるので。
一目瞭然、座ったままで運転できるように運転席、操縦席の仕組みを作っておかないと、組織に、自分の意志が伝わらずに、思い通りに動いてくれない。