作業を洗い出す際は、先ず、仕事の目的を定める。
仕事の目的を明らかにしないと作業の洗い出しはできない。
なぜなら、作業と言うのは実際にやる事を意味しているから。
目的地がハッキリすれば、切符を買いに行くことできるけど。
目的地がハッキリしないと切符は買いに行けない。
これは、道理。
仕事するうえでの目的とは。
より明瞭で、実務的。
要は、仕事の手がかりを得る為。
何を、どうしたらいいのかをハッキリさせる。
誰と。
先ずチームワークは打ち合わせから。
誰と、いつ、何をどう打ち合わせるかを思い浮かべる。
どうしようかな。
それが思いつくか。思い浮かぶか。
頭の中が整理つかないから。足がかりの目的は、整理する事かな。
じゃあ、誰といつ。
事情が分からないから、最初の目的は、事情を聴く事かな。
段取りを最初に着けたいから、段取りから始めるかな。
上の意向を確認しておかないと。
じゃあ、最初の目的は話を聞く事かな。
スタッフの意見を聞かないと、手掛かりがつかめないから。
それで、いつ、誰と、打ち合わせる。
そこからスタート。
事情を聴くとしたら誰からかな。
打ち合わせまでに何を用意してもらうかな。
当日、どういう手順で聞くかな。
目的が明確なら、いろいろと思い浮かぶ。
段取りをつけるとして素案は誰に作らせようかな。
準備は誰にさせるかな。
準備にどれくらいかかるかな。
当日誰の意見を聞いたらいいかな。(出席者)
事前に、話を通しておいた方がいいかなと構想が固まってくる。
打合せは、冒頭、誰に口火を切らせるかな。
どういう手順で打ち合わせるかな。
お膳立ては誰にしてもらおくかな。
当日、導入部分は誰に任せたらいいかな。
落としどころは誰にさせるかな。
事前の打ち合わせどうしようかな。
電話じゃ不味いかな。
チャットでいいかな。
こんな風に考えれば打ち合わせの概要が鮮明になってくる。
目的が、明確になると、細部に踏み込むことが可能となる。
そして、作業の糸を手繰って、仕事を紡いでいく。
実際の仕事に着手しようとしたら、行動を起こさないと。
頭の中で考えていても、一人でぶつぶつ呟いても、ただ紙に書いても始まらない。
仕事には相手が必要なのだ。
紙に書くのはいいけど、書いたもの見せる相手がいないと。話し相手が。誰にする。
仕事をするためには作業を洗い出さなければならない。
何をしたらいいのか、それが作業である。
作業を洗い出せなければ、何をしたらいいのかわからない。
かつては、作業の洗い出すは、基本中の基本だった。
作業を洗い出すと言っても、自分たちが、日常的にしていることを、思い浮かべればよかった。
しかし、学校の勉強ばかりさせられて、家の仕事の手伝いをしなくなってからは、作業を洗い出すと言っても、土台となる経験がない。
だから、作業の洗い出しが現実離れしてしまった。
この点をよくよく理解しておかないと作業の洗い出しはうまくいかない。
企画をせよと指示された、指示されたことを作業に置き換えある必要がある。
これが作業の洗い出しで、作業の洗い出しは、漏れ抜けなく重複せずにすべて列挙しなければならない。
これが、実務をする上での最初の関門になる。
注意しなければならないのは、作業に、定型的な手順があるわけではないという事。
将棋と同じように一局一局、総て、打ち手は変化する。
確かに、マニュアル化する事はできるが、それでも絶対という訳ではない。
企画をせよと言われても、企画そのものは目に見えない、無形な事だから、そのままでは作業に置き換えることはできない。
無形なことは捉えどころがないからで。
企画そのものは頭の中に描いた事。
自分の内の中にある時は外的な生産物に投影しないと目に見えてこない。
作業は、目に見える物、形あるものに置き換えないと作業は見えない。
そこで、企画書という形を与えて物化する。
その上で、企画書を作成するという作業に置き換える事で作業を洗い出す。
企画をするという仕事は企画書を作成するという作業に置き換える。
企画書を作成する作業には、一通りではなく、いくつもある。
まず、白地から作成するのか何らかのテンプレートを用いるかを決める。(テンプレートには、企画書の項目が順序良く配置されている。項目は作業の構成と手順が項目として示され枠組みが作られている。)
まず、白地から作成するのか何らかのテンプレートを用いるかを決める。
仮に白地から作成するのならば、先ず、何も書かれていない紙(シート)を取り出し、企画書の表紙を作成する。企画書の構成を頭に浮かべる表紙の項目は、標題、作成日、作成者等がある。
白地の紙に、項目を配置する。配置し終わったら、わかっている事らか記入していく。
次に標題をを決める。
標題の決め方には、自分で決める、上司に決めてもらう、公募するなどいくつかある。
その中から一つ選んで実行する。