会議を単なる話し合いの場だと錯覚している人がいる。
会議は、会議だと思い込んでいるのだ。
会議は、会議それだけで成り立っているわけでなく、組織の一部、部分である。
会議は、単なる話し合いの場だと思ってる人が結構いる。
こういう人は、会議とか、打ち合わせの時と場所、出席者を決めたら、仕事は、終わったと、思い込んでいる節がある。
会議は、物事を決め、全体をまとめる事を、目的して開く。
それなのに、決めたくない、決めたくないというような振る舞いをする者が多い。
また、決められないように、決められないように発言する。
万年野党精神で、何でも反対していればいいみたいに、錯覚をしている。
イエスマンになれというのではない。
ただ、皆が一致団結、協力して適切な結論が導き出せるようにしなければならない。
決められる事を決める。
決められる事から決めていく。
自分が決められなければ、誰が決められるかを、見極め。
決められる人を決める。
何を、どうすれば、決められるかを考え。
誰が、何を、決めるかをあらかじめ決める。
全体の取りまとめを誰にさせ、担当責任者を最初に決めるのは、責任者、担当者は、自分たちが責任を持てるように決めようとするようになるからである。
先入観なく、過去にとらわれることなく、決める時は決めればいい。
新しい事を始めるのだから。聖書にも、新しい酒は、新し皮袋にとある。
会議は、組織、作業管理の手段であり。
個々の会議、単体で機能しているわけではない。
会議は、組織全体、作業全体の中に位置づけないと設計できない。
国家は、三つの会議、すなわち、国会、裁判、内閣によって構成されている。
店会などの機関は、総会、理事会、分会などで構成される。
株式会社は、株主総会、役員会、そして、経営のための各種会議で構成される。
物理を学んでいる時、物理学では、位置と運動と関係がカギを握っていると教えられたことがある。
これは会議にも言える。
会議の役割でカギを握っているのは、会議の位置と働きと関係である。
この事を理解しないと会議を有効に機能させることはできない。
会議には、意思決定、情報の交換、意思統一、問題解決、諮問、検討、説明・案内、予告、立法などの働きがあり。会議の手段には、協議、検討、討議、討論、報告、発表、諮問、承認、裁定、判定、判決、審議、宣言、評決、決裁、上申、提案などがある。
日本人は、会議といったってそれこそ会議か打ち合わせ程度しか浮かばない。
しかし、欧米では、ギャザリング、シンポジウム、フォーラム、パネルディスカッション、コミッティ、コングレス、コンファレンス、コンベンション、ボード、テーブル、オリエンテーション、ブリーフィング、ガイダンス、ミーティングと性格や目的に合わせて使い分けている。
きちんと会議の働きと役割を理解しよう。
仕事上の会議は仕事全体の流れの中で開始、分離、中継、統合、終了などの働きがあって成り立っている。
会議や打ち合わせは、作業の離合集散の節目、節目に催される事であって、会議の前後左右の作業が肝心なのである。
すなわち、会議には、開始、中継、終了の役割がある。
仕事は、全体の統一性を保つため、一点から始まり、一点で終わることが原則である。
この開始と終わりを区切るのが会議の大切な働きの一つである。
開始と終了の会議で仕事を仕切るのである。
開始の会議は、始まりの会議で、ここからすべての作業は枝分かれしていく。
そのために、最初の会議には、仕事を構成する要因、項目を体制、組織として組み込まれていなければならない。
次の一手。次の一手。カギを握っているのは、次の一手。
次の一手を常に考える。
どうつなげるかで、仕事の方向性が決まる。組織の有り様も変わる。
次の一手。次の一手をどう指すか。
会議にどういう一手を打つか。会議の後の次の一手をどう指すか。
会議の次の一手はどう業務・組織に繋がるかだよ。
中継の会議は、仕事全体の流れを調整し、整える役割がある。
作業と作業、仕事と仕事、つなぎの部分が肝心なのである。
個々の段階のつなぎ目が全体の均衡を保っている。
正式にスタートさせるためには、どういう書類を役員会に提出しし、役員会の承認を受ける必要があるか。
そのためにどのような手続きを事前にしておくか。
承認が得られたら、それをもとにどのような指示を誰から誰に出すか。
そのための手続きも考えておく必要がある。
正式にスタートするためには、誰を責任者にするか、詰めておく必要がある。
三手先まで読めってね。
正式に、話を通しておかないと単なる個人的意見を脱しないよ。
そうなると、他の人間から見ると誹謗中傷でしかない。
正式なものにすれば、正式な意見にもなるし、施策にも反映される。
オーソライズしておかないとね。
松坂さんがいつも言いていただろ。
オーソライズしたか。
オーソライズしておけよ。
仕事上の会議というのは、いわゆる会議は、討論会とか、発表会とか、講演会とか、講義とは違って、それ単体で成り立っているわけではない。
作業と作業をつなぐ接続子として働いている。
前後の仕事が見えてないと会議は開けない。
よく、仕事の会議を討論会と錯覚している人がいる。
会議の形式に、討論会という形式がないわけではないが、討論会形式が採用されるケースは、まれである。
仕事の会議は、基本的に意思決定や、問題解決、情報交換、作業や組織の組み換えなどである。
どこが、討論会と決定的に違うのかというと、仕事では、質疑応答が主で、意見は求められた時のみ応えるのが原則である。それに対し討論会は、最初から意見対立を前提としている。
また、日本人の中には、意見、即、反対意見ととらえる人がいるが、意見は意見で反対意見とは限らない。
終了の会議は、すべての作業を統合することが求められる。
終点とは、ゴールである。
目標地点であり、新たな出発点である。
仕事は、会議（イベント）と会議（イベント）の間の作業（アロー）の仕様（誰が、いつまでに、何をどのように、するのか）を明確に規定し、その進捗状況を確認する必要がある。
つまり、前作業で進捗状況を確認し、後作業を実施するために、必要な処理を確定するのが、会議の目的である。この点を正しく理解しておかないと、会議の構成を組み立てることはできない。
会議は、前回の結論と進捗状態を確認したうえ、後工程を確認して、次回までにやっておくことを確認して散開する。
これが会議の基本的な形である。
この要件が整わなければ、会議を開催しても期待した効果は得られない。
会議には拡がりがあり、筋書きがある。
構成がある。議題があり、出席者がいて、時間と場所がある。
これらを最初に設定し、仕込んでおくのである。
回を重ねるとマンネリ化する。マンネリ化の弊害が出始めたら人を代える。
一人でやったら終わってしまう。
ビルを売るとか、旅行に行くと決めた時から仕事が始まる。
基本的に正式な会議に仕様書や提案書が正式に承認されてから正式に始まり。
結果を正式な会議に報告して終わる。
開始と終点の会議をどうするか、定義(要件定義)したら、中間の会議を設定し、全体を整える。
中間の会議が設定できたら、その会議への提出物、成果物を想定し。
提出物、成果物を構成する、個々の要素(項目)を関連つけることで作業と役割分担を特定する。
会議は、組織の一部、部品、パーツである。
会議は機関でもある。
中間の会議は、作業の進捗を調節、調整、制御する.。
会議は、仕事の断面であり、接続面であり、作業の接合点であり、インターフェースである。
会議は中継局でもある。
作業は構造を持ち、単次元ではなく、多次元である。
作業には、時間、場所、働き、手段、お金、物、人等の構造がある。
故に、会議にも作業を接続するための構造がある。
故に、会議の構成は点で考えるのではなく。面で考える。
会議は要件で定義する。
つまり、主催者はどこか、責任者は誰か。
誰に報告するのか。
結論を、どこに、誰から、どう伝えるのか。
手続きは。
出席者は誰か。
役割分担はどうなっているか。
日付はいつか。場所は、どこか。
時間配分は。持地移管は決まっているか。
大きさや、設備は。
レイアウトは。
式次第、議題は何か。
レジュメはできているか。
事前に周知されているか。
レポーターは誰か。
会議までにやってくることは何か。
用意するものは何か。
事前に配布する資料はあるか。
次回をどうするか考えているか。
前後の打ち合わせはどうなているか。メンバーは。
事前の承認は取ってあるか。
根回し、お膳立てはできているか。
落としどころはどこか、想定しているか。
記録は誰がつけるのか。
会議は、作業の帰結で、作業は成果物に集約される。
ワンステージ、三か月を単位にするのは、開始、中継ぎ、終了の三点を定めないと作業が読めない。
点だと期間、幅が取れないのと、二点だと変化に対応できないで、展開が単調になる。
だから、三点で仕事の変化と立体性を持たせる意味で、ワンステージ三か月を基本単位とするのが一般的。
三点だと、変化をパターン化することもできる。
会議は通過点に過ぎない。
会議で作業をするわけではない。
会議は、作業の仕上げ。
よく、会議の日が決まると、仕事が終わったと思う人がいるが。
会議の日が決まってから仕事が始まるんだ。
終わったんではない。始まりだと叱られた。
会議は、作業の結節点。
会議までに、定められた作業をすべてを完了しておく。
会議は、最終確認。
だから、短時間に終わる。
最初の設定を丁寧にやっておけば、以後の会議は、打ち合わせ程度に収めることができる。
作業の進捗状況を確認し、次の打ち合わせに向けて、組織や作業を組み替えるだけで済む。
中間の会議に手間取るのは、仕事が破綻している兆しである。
なるべく、中間の打ち合わせは、頻度を多くし、その代わり短時間に、要領よく済ませるように心がける。
準備不足は、致命傷になる。
決めたことは、簡単に変更せず、極力、守らせる。
一人の遅延は全体に影響を及ぼすからである。
中継の会議で重視するのは、全体のバランス、つり合いである。
早すぎても、突出されるのも困るのである。
全体の統一を保ちためには、記録とることがカギになる。
一人一人の記憶に頼ると統制が取れなくなる。
記憶は曖昧で、時間がたてば失われる。
記録に基づかないと前後の作業の脈略が失われ、仕事の整合性が保てなくなる。
要するにバラバラに空中分解してしまう。
考えたり、計画を立てたりというような目に見えない作業を、極力目に見える事に置き換えろというのが、見えるか本来の意味だけど…。
手段ばかりに眼がいってしまい、本来の意味が、どこかに行ってしまった気がする。
仕事の概要を皆に見えるようにできないと、仕事の段取りも分担も決められない。
仕事の段取り、分担が決まらないと、組織は起動しない。
仕事の段取り、分担ができないから、時間が無くなって、やっつけ仕事になる。
仕事が決まったら。
まず、段取り、枠組みをするのだけど、段取り、枠組みをするための項目がわからなければ、仕事は始まらない。だから、まず項目上げ、項目を配置する。
この段階では、項目だけにとどめるのが基本。
項目の配置が決まる前に、色付けをすると全体の構図が定まらなくなるから。
ベテランの中には、白地にいきなり筆を落とすように、段取りする人もいるが、最初は、下書きをしたほうが無難でしょう。
項目は、裏に作業を持っている。
その作業が企画や提案、分析、調査等の仕事の作業となる。
だから、項目を挙げてその背後に隠されている作業を読む。
例えば、現状調査という項目を上げたら、現状調査によて何を知りたいのか。
目的を達成するためには、何を、どのように調べるのか。
誰に調べさせるのが、以後の作業に効果的か。
などを検討し、決定していく。
くれぐれも、いきなり、結論を出さない。急がないことである。
いきなり結論を出されたら、すべてが終わってしまうからである。
しかし、期日を決めないと今度は決まらなくなる。
いつまでに、結論を出すかを決めたら、担当者を決め、担当者に任せることである。
だから、作業は、担当者に読ませるの原則とする。
項目は、仕事の段取りに沿って配置する。
仕事の段取りは、責任者の考えの方の道筋を土台に展開する。
仕事は、チームでやる。
だから、一人でできることでも、なるべく、分担してやるように心がける。
自分でできる事なら、他の者にやらせる。
自分ができると、自分でやってしまう傾向があるが、他の人に任せる事で、多くの人に、仕事を覚えさせ、考えを共有できるようにチームを組み立てる。
それに、教えるという事は、自分の勉強になる。
分担し、共同で作業することで企画や意思決定などの作業を共有する。
一つの仕事を手段で実現するのが組織で、そのための手段の一つが会議なのである。
業務上の会議、打ち合わせと、問題解決、情報交換、意見調整、聞き取り調査、案内、説明会、講演会、意思統一、式典といった他の目的を持った会議とは明確に区別するよう。
業務上の会議、打ち合わせには、一定の形、構成がる。
それは、業務上の会議、打ち合わせの目的、性格に起因している。
業務上の会議、打ち合わせの目的は、業務上の必要性を根拠とし、組織や業務の作業と作業のつなぎ、部門間の調整などで、どの性格上、業務上の決定、指示、確認、報告が求められるからである。
そのために、業務上の会議は、開始、中継、終了も三つの持った会議に分類される。
開始会議において初期設定をし、以後は中継の会議で業務の進捗状態を調整、制御する。終了会議で、業務を終結させる。
正式の会議、打ち合わせは、手続きと記録をとる。手続きと記録によって、前後、左右、上下の作業の整合性を保ち、全体を調和させる。
組織と作業の統制を保たないと仕事全体も組織全体も均衡を保てなくなり、制御不能な状態の陥る。
全体は部分の動きを掌握してないと、仕事や組織を統御することができなくなり。
部分を構成する者は、全体の状態をフィードバックされていないと、自分の位置と働きと関係が保てなくなりパニックに陥る。
仕事も組織も情報系、システムである。
記録を残さないと、組織も業務も履歴を失い。流れやつながりを追跡することができなくなる。
組織も業務も一点に集約するように仕組まないと業務は分解し、組織は分裂する。
故に、開始も終点も一点に束ねる。
初期設定は、すべての作業の根源となる。
時間、組織、作業、予算、物資、記録、情報の始点とする。原点とする。
時点、人、指示(宣言)、場所は、一点から始める。
中継会議は、前後、左右、上下の結合点とする。
会議の主催者は、責任者と事務方を指名する。
事務方は、外部に置く事もある。外部に置く場合は、通常、総務。
事務方は、打合せ（会議）通知書、打合せ記録の書式を設定する。
通知書
項目は、ナンバー。
標題。
目的。
日時。
場所。
招集者。
責任者。
事務方。
出席者。
議題。
備考。
用意する資料、作成者。
やってくる事。
準備する物。
招集者と責任者は別。兼務は可。
記録は、鏡。
項目は、同じ。
最後に結論をつける。
次回の予定。
次回までにやってくること。
用意する物。
記録係は、メンバー以外に任せることもできる。
事務方に兼務させるのも可。
ナンバーは、整理番号。通し番号。
ナンバーは、コード化しておくと便利。
通知書、報告書は、必ずしも紙にする必要はない。
メールでいい。メールで作れば、そのまま、データベース化ができる。
また、通知のテンプレートは検索すれば沢山ある。
重要なのは、前回決められたことの確認。
前回決められたことが実施されたかどうかの報告。
実施状況に従って作業と組織の組み換え。
次回までやってくる事、準備することを確定し、担当を決め＜指示する。
一回一回、作業と担当者を確定し、指示する。
指示した内容は記録し、実際にされた作業と予定された作業の照合ができるようにする。
作業単位は個々の担当の能力や技能、経験、知識にお応じて都度、決める。
どのような資料に基づいて、どのような書類を作るか。
それが基本だよ。
終了会議はすべての作業、人、物が一転に帰結するように仕組む。
最終結果を主催者、報告できるようにする。
記録、物は、記録保存する。
金銭は、すべての、決済、清算を終わらせ、報告できるようにする。
組織は、解散する。
最終報告書をもって終了とする。
事務方は、極力、最初から、固定し、事務の整合性が保てるようにする。
事務は管理である。
つまり、事務は、組織管理であり、作業管理であり、物品管理であり、設備管理であり、金銭管理であり、人事管理であり、情報管理である。
故に、統一性が求められる。
手続きは管理、事務の定型化である。
組織や、仕事の統一性は事務と手続きに求められる。
業務上の会議、打ち合わせの目的は、前後、左右、上下の打ち合わせ、会議によって特定される。
つまり、次回が役員会で、そこに、報告書を提出することになっていたら。
その提出書の最終確認が目的となる。
業務上の会議、打ち合わせで問題とされるのは、誤差である。
深刻な状況に落ちっていない限り、実務家は、あまり原因を重視しない傾向がある。
言い訳を二時間させるくらいなら、その間、作業をさせた方がどれくらい効率的か考えろ。
言い訳する暇があったら、仕事をしろ。
口を動かす暇があるなら手を動かせ。
聞かれない限り、理由を言う必要はないと叱責された。
実務家が重視するのは、期限までに、仕事を仕上げることで。
時間的、人的、物的、金銭的、情報、作業上の誤差、誤算をどう処理かが問題なのであり。
仕事に深刻な影響をもたらさない限り、理由は問われない。
それこそ原因の探求に時間と人と予算、設備をとられる方が深刻なのである。
ただ、目先のことに囚われて根本的原因を見落とす要因になることも忘れてはならない。
深刻な原因が隠されていると感じたら、全作業をいったん停止し、最初からやり直す勇気もリーダーには、求められる。
誤差を修正する為に。
予算や標準、基準を設定する。
また、目標も設ける。
方針も定める。
月々の予算、目標値に基づいてペース配分もするし、軌道修正もする。
誤差の修正で重要な基準は、時間であり、速度、実績(結果)、ばらつき、方向である。
予算、基準、標準、方針、目標の役割、働きを間違えないように。
業務上の会議や打ち合わせで求められるのは、誤差、誤算の修正であり。
責任や原因の追求ではない。
会議も、結果が出る前から、責任追及や言い訳の場にしてはならない。
結果が出ていないのに責任逃れや、擦り合いの場に正式の会議がなってしまっている場面に、たびたび、遭遇する。時間の無駄である。
解決すべきなのは、誤差、誤算をどのようにして解消すべきかなのである。
誤差、誤算はつきものである。
多くの仕事はやってみないとわからない。
不測な事態を多く含んでいる。
そのような事態を想定するから、業務上の会議や打ち合わせが必要なのである。
果実ばかりを追い求めているからだよ。だから、手詰まりになる。
しかし、根本は、根となる部分であり。基幹は幹である。
根となる、企業の礎、幹となる基本があって、枝葉が生い茂り、花が咲き、実がなるのである。
根は大地に広く、深く触手を張り巡らし。
表には現れないところでアンテナを張り巡らし、世の中の情報を蓄え。
表に出ている幹や枝はを支える。
幹は天に向かって伸びる。中心、柱となって全体を支える。
枝は葉を茂らし、花を咲かせ、やがて、実を実らせ。
実は熟して大地に帰る。
機が熟するの待つ。
会議は根幹なのである。