事務局の仕事を正しく理解しないと組織は起動しないからね。
事務局を、甘くみないよう。
事務局は、組織の要だから。
なぜ、最初に事務方を決めるのかというと、事務は、仕事の起点であり、すべての仕事の始まりを準備するのが役割だから。
他に仕事がなくても、仕事の準備はしなければならない。
事務方がその役割を担う。
事務方は、リーダーの指示に従って、打ち合わせ、会議を準備、資料を用意、場所を用意し、会議、打ち合わせの記録を取り、メンバーや関係部署との連絡、文書、手続きの整備などが仕事。
事務方は、裏方。裏方の要だからな。
リーダーが指示し事務方が仕事にする。
事務はすべての仕事に先行して動く。
事務が始動しないと組織は起動しない。
例えば、会社や野球チーム、委員会やプロジェクトチームでも正式に発足していなくても仕事がないわけではない。
正式に仕事が発足するまでの間、誘導期間、準備期間を担うのが事務局であり総務でもある。
総務は、事務の総本山と心得ておけばいい。
よく、ダムや大規模な建造物を作る際、建築用に道を作ったり、トンネルを掘ったりする。
建設が終り、正式に指導すると役割を終える。
事務局には似た役割があり、組織が起動すると、一部の機能は役割を終える。
総務には、準備組織の性格があり、普段は目立たないが、新しく組織が発足したり、また、部門が創設された時に、必要とされる。
ビル建設の足場みたいなもの。
そのために、普段は、総務って何みたいにみられるけど、組織を指導制御する為に重要な役割を担っている。
例えば、組織のルールや指示命令系統の構築、メンテナンスなども総務の仕事。
つまり、事務方の仕事。
以前は、リーダーと事務方は指示命令で明確に区分された来たが、強制は悪だ、自主性、自発性などと馬鹿げた事を刷り込み、洗脳されてしまったから、事務方の役割が火明瞭になった。
ただ、総務は、道なきところに筋を通し道を切り拓くような仕事と思えばいい。
事務方を雑用係、後始末係などと考えていると組織は破綻するから。
特に、わが社は、事務を軽視する。事務は女子供、これ自体差別的だけど。
何度も言うけど、これまで女性が担ってきたとされる仕事を再評価しなければ。
事務を軽んじて、啓して遠ざけているから、いつまでたっても、事務の仕事を理解できないし、処理もできない。
事務はリーダーの支援がなければ機能しないのだから。
少なくとも、リーダーは事務方の話に耳をかむけないと。
わからないと言って面倒くさがって、丸投げしていると、組織は動かなくなるからね。
組織は起動装置、スターター、起爆剤みたいな役割を担っている。
また、組織の制御装置でもある。
女房役という言葉があったけど。
実際、女性も事務も組織の裏で組織の半分の役割を担っている事を忘れないように。
多くの問題は事務を軽視している事に金する。
マニュアルでやる仕事というのは、結局、塗り絵のような仕事。
下書き、デッサンを省いた仕事で、塗り絵は塗り絵。
下に線描きされた下絵がなければ、絵が描けない。
絵をかくと言うのは、本来、白地から描けないと。
絵を描いたとは言えないし。
大体、自分お考え、構想のない絵なんて空疎なんだ。
昔はね。
事務がわからないと仕事ができないと。
仕事の下準備、下打ち合わせ、前処理、後片付け、掃除点検等から教えられてきたけど。
今はいきなり仕事をさせろだからね。
料理の支度、後片付けも仕事の内と。
今は、調理をすることだけが仕事だと思っている。
それは、試験だけが仕事だと躾けるような事で。
試験場に行く準備も、手配も何もしなくていいと。
それでは、試験どころか試験場にもたどり着けないと言うの。
昔は、忘れ物をするのは、自分の責任で、廊下に立たされるくらいは仕方がないと。
無論、乱暴狼藉はもっての外だけど。
準備から自分でできる世にならないと社会に出てから困るよ。
通しで一度仕事の全体像を抑える様にならないと。
教育なんて難しく考える必要はない。
困っている事や必要な事が何かで。
それを解決する為に教育すると思えばいい。
野球をしたくてもルールがわかる人間とわからない人間がいたら、困るから、その場合は、野球のルールから教えるべきで。
ボールの投げ方がわからなければ、ボールの投げ方を。
時間を守らない人間がいたら時間を守るように教育するので。
大谷や、ダルビッシュがするような高度なトレーニングをしても意味がない。
先ず、自分たちが何に困っているかを知るべきなので。
例えば、支店長と一口にいても、ベテランもいれば、新人もいる。
いろいろな事務に堪能な支店長もいれば、そうでない支店長もいる。
ルールや基本的の事が統制がとれないと言うのなら。一度リセットして、新しいルールを教えるのも一つだ。
過去がどうのこうのと言ってもはじまらない。
問題を難しくしてこじらせるのが関の山。
事務方というのは、リーダーの目となり、耳となり、足となり手となる。
リーダーが表を受けもったら、裏を受け持つのが事務方だからな。
事務方は、あくまでもリーダーを補佐するのが仕事だから。
リーダーの考え方を中心にして、自分の仕事を組み立てていく。
リーダーが何をしてほしいか。
例えば、会議を開きたいとして、今どの程度、考えがまとまっているのか。
責任者を誰にしたいか決まっているのか。
決まっていない時は、いつまでに、決まるか。決まったら、いつ、教えてくれるか。
会議の式次第は誰が決めるのか。（誰に聞けばいいのか。）
会議の場所について希望はあるか。会議室の要件（場所、大きさ、設備等）
いつごろ、会議を開きたいのか。
会議のメンバーは何人か。
ある程度の目星はついているか。
メンバーが決まっていなければ、どうするのか。
いつまでに決まるか。その場合、事務方はどうしてほしいか、希望を明確に示す。
それを聞いたうえで、事務方は、会議を準備する。
自分が仕事ができるところまで事務方は詰める。
事務方が詰める。
事務方が必要な要件を挙げて、リーダーに指示してもらう。
事務方というのは、最終実施段階の詰めだから、曖昧さを許さない。
だから、リーダーにとってもきつい。
それを承知して、個々の要件を実行可能なところまで事務的に、実務的に、ビジネスライクに詰めていく。
できる事、決められる事の範囲でしか詰められない。
また、指示命令は要件を完備していないと実行に移せない。
故に、要件を、抜け漏れなく、重複なく、全て聞き取る必要がある。
しかも最小必要限に留める。
余計な事は言わない。聞かない。（来ても無駄な事は聞かない。）
だから、事務方は、極力自分の色を出さない。
出さずに、事務的に処理する。
考えは事務や作業に織り込む。
時々、リーダーと事務方の立場が逆転していることあるよ。
例えば、切符、買ってきてでは事務方は仕事ができない。
何月何日の〇〇駅、何時何分、出発、〇△駅着、ひかりの指定席を二名。
今日中に買っておいてください。
お金は、総務に言って、✕✕さんに出金手続きをしてもらってください。
私から✕✕には指示してありますので。
切符を買ったら前日の帰宅するまでに、私に手渡してください。
これくらい明確にしておかないと、事務方は処理できない。
この場合、どのような目的か、以後の予定はどうなっているかは、事務方に与えられている任務、責務、権限の範囲によって違ってくる。
基本、多くの事務方は、ようもないのに余計な事を聞いて、後々、面倒な事に巻き込まれたくないので、必要ない事は聞かない。
というより聞きたくない。
事務方というのはそういうもので、いい加減に聞くと自分の責任が果たせないので遠慮会釈なく聞く。
聞かれる方も当然とする。
そうしないとリーダーも仕事ができない。
だから、事務方を真っ先に決める。
事務方は、指示命令、方針をどのようにして実現するかを考える。
その際、結果、結論が問題ではないからね。
指示目入れ、方針を実現させるために、どのような事をすればいいのかだからね。
例えば、「皆で方針を理解する」と指示されたとする。
皆とは、誰を指すのか。
その「みんなで方針を理解する」というのは、どのような事を意味するのか。
会議で、討議するの意味するのか。
何らかの決議が必要なのか。
何らかの答え、知識があってそれを学べばいいのか。
一つのたたき台の文章が、原案があってそれをみんなで加筆、修正して一つの文章を完成させるのか。
アンケートのようなものをとってそれを纏めるのか。
具体策を立ててトップに上申する。
その場合、最初にリーダーが、トップの話を聞いて、トップの考え方を確認しておく必要がある。
ある意味で、事務というのは、味もそっけもない。
ただ、実施のための最終段階だから、全ての要件と詰め切っていなければならない。厳し処がある。
また、一つひとつの要件は味もそっけもないが、決まられた事が実現された時、夢は実現する。
事務屋は要するに洋服の仕立て屋のようなもので。味もそっけもない布切れを目の覚めるようなドレスに仕立てるような仕事。
顧客の満足度が自分の達成度になる。
ハッキリ言えば、チームでは、リーダーが結論を出す。
だから、スタッフは、リーダーが結論を出せるように出せるように、仕向けていく。
その点を錯覚するといつまでも結論が出せなくなるからね。
社長の考えをうまく引き出し、間違った決定をしないように準備するのが仕事だからね。
今回の予算の難しさは、過渡期の予算だと言う事。
既存の予算の立て方に問題がる事はわかっているが、まだ、新しい予算の立て方が確立されていないと言う点。
準備期間、教育期間の予算ということになり。
既存の予算と、新しい予算の位置づけが明確でないとどっちつかづの予算になり。
下手をすると予算そのものが崩壊してしまう。
新しい予算が確立されていない、そのための準備期間と位置づけた場合。
新しい予算を適用する事は難しい。
その場合は、新し予算は。来期に本稼働する事にして、今期は準備に徹した方が無難。
ただ、それでは当期の予算が立たなくなるから、問題があるとしても致命的な欠陥でないのなら。
当期は、暫定予算として既存の予算の立て方を援用する。
ただ、問題点があるのだから、それは、新しい予算を準備する過程で修正できるところは修正する。
その様な割り切り方ができないと、方針考え方は、新しいのに、やっている事は変わらないと言う二極分裂引き起こし。
組織を分裂させてしまう危険性が生じる。
事務は仕事をリードするから、事務方間の打ち合わせが重要、鍵を握る。
事務は仕事のバックヤードになるから事務を馬鹿にしていると組織が回らなくなる。
事務方は、その点をよくよくラ介しておく。
事務方は裏方だけど、裏方だから組織の命運を握っている。
事務方は、誇りと使命感を持って任務にあたる。
リーダーは、その点をよく理解してないと、孤立するからね。
組織は生物で、指示命令系統は、筋違いのところから出た指示でも、それが一度でも効力を発揮すると、筋違いなところに指示命令系統が出来てしまう事があるから気を受けるように。
生物が、例えば、どこかの神経が麻痺したり、血管が詰まると、新たな神経系や血管を通すようなもの。
自分は良かれと思って、非公式な命令系統が出来たり、裏組織が出来たりする。
一部の役職者が機能不全に堕ちいった場合など、バイパスを通したりするが、決して健全な事ではない。
その事を意識していないと正常な状態に復帰できなくなるきらいがある。
年功序列の組織で、単に、年功があると言うだけで、一定の地位を占めるものが増えると要にあたる部署が機能不全に陥る事がある。
その場合、組織は、全体の崩壊を防ぐために、非公式な指示命令系統を作って、代替手段とする。
このような事が続くと組織が形骸化し、老朽化する。
事務は、筋道を通さないと機能しなくなる。
企画と言っても、現実の作業は、未記入の企画書の用紙を用意する事。
作業というのは単純な動作の組み合わせと即物的な事。
ところが、企画というと、アイデアとか、計画とか、予算という抽象的、高度な概念を思いうかべる。
物理学を学ぶときひたすら紙に書けと指導された。
頭で考えている、本を読んだだけでは、あれほど高度な概念は理解できない。
手に考えさせろ、目に考えさせろ、足に考えさせろ。
ひたすら、実験を繰り返せ。
観察をし、記録をつけろと。
企画なんて、いくら頭の中で考えたってできやしない。
頭で考えた事を紙に書き、帳票の上で整理しないと、混乱して整理がつかなくなる。
簡単、単純な作業だから、一般の人でも企画する事が出来る。
東大を出なければ、企画書が書けないというわけではない。
ただ、やらなければ、わからない。
兎に角、サンプル、下書きとなる未記入の企画書の用意する事から、作業は始まる。
仕事のできない人間はいつまでたっても簡単な事すらやろうとしない。
簡単で誰でもできると馬鹿にするから。
簡単で誰でもできる事だからこそ大切なのに。
やってくれればフォローできるけど、やらなければフォローできない。
また指示された事、指導された事と違う事をされたらフォローできない。
よくある事は、指示された事を放置して、間際に仕事して、指示した事と違うと叱責された時。
私は言われた通りの事をした、自分のどこ違うのかと開き直るものがいるが。
放置しているうちに指示の内容がわからなくなり、自分の考えで勝手に仕事をしたのに過ぎない。
なぜなら、指示された事を確認もせず、文句を言うのは、既に。
指示した人の意図がわからなくなっているからである。
簡単な事を怠って間違ったからと言って、指示した人の性にしている限り、本当の仕事はできない。
最初は、言われた事を素直にやる。
それが上達の近道。
実際にやれば、大概の事は数分で片付く。
簡単なこと、単純な事を難しくしてしまって、やらないから、いつまでたってもできない。持って来いと言われたら、もってくればいい。読めと言われたら読め。読まなければ始まらない。見ろと言われたら、見ろ。見なければ、話にならない。
今やろうとしてたのに、言い訳に過ぎない。
企画書を作るのは時間がかる。しかし、企画書の用紙を持ってくるのには時間はかからない。企画書の用紙を持って来いと言っているのに、無理です、そんなに簡単に企画書はかけませんというのは、指示を取り違えている。
簡単で、単純な事をやらないから、複雑な事も出来ない。
ローマの道も一歩から。
我々は、仕事をするなら、とにかく行動に移せと教えられた。
ただ、やみくもに行動すればいいと言うのではなく、自ずと、最初にやる事は決まっている。
当たり前に、その時、簡単に、短時間にできる事。
最初から難し事、時間がかかる事から始めると、最初からとん挫したり、説明がつかなくなったりするから。とりあえず、着手、行動して上を安心させろ。
上が不安になると、方針を変えられたり、自分が外されたりする。
とりあえず、着手し、段取りが説明できるようにしておけば上は安心して任せてくれるから。
いつまでも着手しないで、ダラダラ、やっていたら、上を怒らせてしまうからなと。
大体、トップはせっかちだから、動きがわからないと結論ばかり求められるようになるからな。
最初は、何から手を着けたらいいか、どうしたら、いいかわからないものだ。
かといって何もしなければ、時間ばかりたってしまい。
追い詰められるからな。
とりあえずは指示された事を紙に書いて確認する事。
その時点でわかっている事、できる事を紙に書く事かな。
注意しなければならないのは、書くとか、持ってくるとか、集める、話を聞くと言った行動、動作を伴う。目に見える事をする。
そうしないと、自分も含め、人から見て何をしたいかが伝わらないから。
兎に角、見せると言う事を考えろと。
見える様にしろと。
出口から入ろうとするから、入れないの。
仕事は入り口から入らないとね。
だから、最初に探すのは、出口でなく。
入り口でなければ。
入り口は、目の前にあって、入り易い処、事。
今できる事であり、わかっている事。
今できない事から始めようなんて、最初から、無理がある。
野球なら、キャッチボールにランニング。
いきなり、変化球なんて覚えようとしない。
ゴールを定めるのはいいけど、入るのは、入り口からにしないと。