マスタープランとかユーザーインタフェースというと難しく考えがちだが、いずれも、実務に直結しているのだらか、実際にやる事を即物に考えればいい。
例えば、イベントを会議に提案する時にでも。実際の作業を思い浮かべながら、企画書や提案書のフォーマットに基づいて。
表題
主旨目的
責任者
提案者
担当者(窓口)
日時
場所
当日の予定
集合時間
集合場所
交通
出席者
当日用意する物
日程
解散時間
予算(一人 会費)
責任者と当日の役割分担。
これらを提案時に用意しておき。
決まっていない事、決める事を空欄にして、会議に提案すれば、そのままチェックリストになるでしょ。
決まってない事や、決めたいことを空欄にしておけば、何を打ち合わせるかが明確になるし。
事前に、当会議でやる事。
例えば、場所に関しては、みんなの意見を聞いて→方針を決め→担当を決め→候補地を挙げ→候補となった店の優先順位を決めて→場所を予約し→出席者に通知する。
と手順を決めて、何かくらいの打合せ会議を経過するか。
今回はどこまで、意見を聞くにとどめるのか。
担当を決めて一任するのかそのめどをつければいい。
ユーザーインターフェースは、例えば。
チラシ。
招待状
名簿。（招待者、出席者等）
案内文。
会場図、配置図、座席表、席次表。
チェックリスト。
予算書。
分担リスト。
進行表。
実際にユーザー（担当者）が使う帳票を思い浮かべる、その書式をユーザーインタフェースとする。
その帳票から、作業を洗い出す手法をWBSという。
その上で招待担当に招待状、招待者名簿、出席者名簿、案内文を手渡し。
担当に作業を洗い出させスケジュール表を作成させる。
また、書式から作業を洗い出す段階で、実際の作業の担当を決め、仕事を割り振る。
そして、個々の項目の条件、例えば、招待客は、センターに所属する社員と役員、嘱託と言った基準や要件を定義した書類を要件定義書とする。
また、必要に応じて個票を追加する。例えば、招待客リストを作成するために、各部門から候補者リストを出させるとか。
１，日付；発送する日やお渡しする日を和暦で起債（作成日ではない）
２，宛名；社名、部署名、役職名、お名前＋敬称の順で記載。社名や部署名は略さず正式名称で記載。
３，差出人；社名・部署名・担当者名の順で記載。差出人を営業担当者など従業者名にするか、代表にするかは責任者の判断を仰ぐ。
４，件名；イベントの概要がわかるよう記載。
５、前文；以下の四つの要素を盛り込む。
・頭語
・時候の挨拶
・相手企業の繁栄を祝賀する挨拶。
・日頃の感謝。
６、主文；要件の記載。
イベントの主旨目的。イベントの概要。
７，末文；以下の二つの要素を盛り込む。
結びの一文。イベントへの招待と出欠の確認。
結語（頭語と対になる語）
８，別記；招待内容や、事務的な事
この様に、実際の招待状の雛型をベースに作業を洗い出す。この様なテンプレートが頭の中にあるかどうかが成否を分かつ。
つなぎの打合せ、会議の構成は、前回の結論、つまり、各々が今回の打ち合わせまでにやってくることになっていたことの確認。
その確認に基づいてそれぞれが、自分がやってくることになっていたことを報告をする。
報告の基づいて、計画を見直し、必要とあれば、修正し、その上で次回までに各々がやってくることを決め、最後に確認をする。
故に、中間での打ち合わせのための書類は、一つは全体の記録。それぞれのメモ、全体と個別の報告用の書類。
１、表題。
２、宛先
３、担当者
４、日時
５、場所
６、出席者
７、前回の結論
８，報告
９、検討事項
１０，次回の予定(日時、場所、連絡先、出席者)
１１、次回までにやってくること。
これをベースに前後の打合せの予定を決めておく。
このような書類を作成する事で、一つひとつの仕事をつど確認する。
確認できるようにする。
そして、全体を収める為のファイルを準備する。