議事録は、事前にあらかた作ることができる。​

やることが、八、九割は、事前にわかっているから、確定しているから、確定している部分は事前に設定できる。
まず、主催者、議長、書紀、出席者、事務局は、事前に確定していて、当日は、出欠を取るだけ。
日時、場所も、事前に決まっている。目的も決まっている。
議題も、個々の議題の目的、報告事項か、審議事項か、検討事項か、決済事項かは事前に決めておく必要があるから、これも事前に記入しておくことができる。
議題の目的がわかれば、発言内容も、質疑応答か、討議か、相談か、連絡か、通知伝達、指示か、情報交換、進捗の確認・調整、諮問か、上申か、問題解決か、意見の交換かも特定できる。
目的に応じて議場のレイアウト、席の配置、議事の進行も明らかにできる。
発表者も決められている。
用意する資料も事前に把握できなければならない。
どのような資料があるか事前に確認をしておく事。リストも作成。
準備も会議が始まる前には終わっていなければならない。
発表者の、発表に内容や、発表の仕方、資料は事前に確認はできる。
議題の進行に要する時間も予測できる。状況によって設定しておく。

議題の目的に応じって事前にやる作業、成果物、用意する事も決まる。
故に、これは、議題が決まった時に設定する必要がある。準備する時間が必要。

また、当日、プレゼンテーションなどで発表する場合は、その準備をしておく必要もある。
ワークショップ等の問題解決型、会議は、事前の準備が必要。

前回の結論と当会までにやってくることも前回決められた事も確認できる。
何を、用意すべきか、用意する資料かも、また、確認すべき事も割り出せる。
次回の大枠、予定、少なくとも、主催者、議長、書記、出席者、目的、日時、場所は、決めておく必要がある。

不確定なのは、個々の議題の結果、結論、質問者、質問(場合によっては事前に確定することは可能)、次回までにやっておくこと、用意するもの。これもある程度予測はつくし。
そこにフォーカスし、空欄を用意し、空白しておいて書き込めるようにしておけば。
当日記録するのはその部分だけでいい。

つまり、落としどころをある程度予測し、準備することはできる。

結論も、否決、継続、決定の三つで、質問と結果に対する処理を書き込む欄を用意しておけばいい。

決定には、決定、条件付き決定、中止、変更、修正等がある。
また、決定方法には、採決、トップ決済、一任、くじ引き、じゃんけん等があり(決め方、決済の方法は一つではなく、あらかじめ決めて了解をとる必要がある。)、案も一案ではなく複数の案件から選択する場合もある。何を決めるか(方針までとか、今回は日だけでも決めておこうとか等。)も、事前に検討しておく必要がある。

結論が出たら、その後処理、その後の処理の主管部所、責任者を決め。結果を誰に報告するか。
特に、会議終了直後に何をするか、誰に、何を、どのようにつなぐか。
また、会議に出席していない人にどうつないでいくか、そこが肝心なのである。
そこを詰めておかないと、会議は、仕事や組織から浮き上がってしまう。

議事録を用意する過程で、ほぼ会議の設計はできる。
要点も要約でき、前後の作業を準備する事もできる。

一般に、一つの案件は三か月をベースに設定されるから、発議から三か月の会議の議題は予測が付
き、それによって、仕事のリズムを整える。
故に、会議終了後、会議終了後ただちに次回の会議の主要議題を決定しておく必要がある。

つまり、一か月に一回の会議は、一か月間の作業が隠されている(想定されている)からである。
重要なのは、会議の前後の作業に、会議をどう接続、結びつけるかで、会議も作業の一貫性、作業全体の中に居続ける必要がある。

会議当日にできることなど知れているのである。
会議は通過点、仕事全体から見ると僅か。
また、わずかにしないと、実際の作業ができなくなる。

議題には、ボトムアップ型の議題とトップダウン型の議題があり、それは情報の流れる方向によって定まる。通常、一つの会議では情報が錯綜している場合が多く。ボトムアップ、トップダウン型の議題が混在していることが多い。
ボトムアップになるかトップダウンになるかは、仕事の流れや組織の位置によって決まることが多い。
つまり、頂点位置する会議か、中継点、終点に位置する会議かの違いが影響する。
開始に位置するか、分岐点に位置するか、中継点に位置するか、合流点に位置するか、終着点に位置するかが影響する。

また、会議は、インプットと、アウトプットの関係が重要で、何をインプットしたか、何をアウトプットしたかを確認しないと、前後、後先をつなぐ事ができなくなる。

議事録には、会議の計画書、設計図が隠されていて、議事録の書式を予め、定めておき。
議事録の書式に表題を書き込んだ時点で、会議の準備作業を始め。
確定した、決まった項目から空欄を埋めていき。
議事録が完成した時点で、会議に関するすべての作業が終了するように仕込んでおき。
そして、議事録を保存することが会議の終了を象徴する。
回が変わるごとに議事録を作成し、議事録と議事録を接合し、参照して、議事録間の整合性を保っていけば、おのづと仕事全体の一貫性、整合性が保たれる。

議事録や計画書作業リストを作成するための根拠。

議事録や、計画書の書式は、会議や計画の外枠となるから会議や計画に対する設計思想がよくあらわれる。
無自覚に使うと思想そのものが書式によって支配されてしまう。

それが、計画書の働きを暗示している。
計画書の空欄を埋めていく事で仕事の進捗を見えるようにして管理する。
それが計画書の役割であり。
計画書を作るのが目的ではなく、計画書を作ることによって仕事を制御するのが目的なのである。